23-07-2019

Je mail verwerken na je vakantie

Ondanks het explosief toegenomen gebruik van social media kanalen als twitter, whatsapp en facebook is e-mail op de werkvloer nog altijd een veelgebruikt communicatiemiddel. Heb je je inbox tijdens je vakantie lekker gelaten voor wat het is, dan wachten er na terugkomst vaak tientallen, honderden of soms wel duizenden mails in je inbox om verwerkt te worden. Heb jij ook zo'n overvolle mailbox en heb je het gevoel meteen weer toe te zijn aan vakantie? Voorkom stress en ga aan de slag met onderstaande tips.

In 5 stappen naar een lege inbox en overzicht in je werk

1. Werk slim!

Maak onderscheid tussen verwerken en doen. Je hoeft niet alle mails meteen te beantwoorden. Ook kan een tijdslimiet voor het leegmaken van je Postvak handig zijn. Houd bijvoorbeeld vijfentwintig minuten aan. Ook al red je het niet in die tijd, je komt minder in de verleiding om aan de slag te gaan met langere berichten en houdt de vaart er in. Een extra tip kan zijn om er een spelletje van te maken; je hersenen worden namelijk optimaal geactiveerd door spelletjes. Bepaal dan voordat je begint hoeveel tijd je maximaal wilt besteden aan het leegmaken van je inbox en gebruik een timer om de tijd bij te houden. Op de gratis website Focusbooster vind je een timer die je hiervoor meteen kunt inzetten zonder dat je iets hoeft te installeren. Deze timer werkt in blokken van 25 minuten, de optimale duur waarop een gemiddelde kantoorwerker zich onafgebroken kan concentreren. Na een blok van 25 minuten geef je je hersens een korte pauze van 5 minuten voordat je verder gaat. Na de korte pauze ga je indien nodig verder met een volgend blok van 25 minuten. Probeer om je inbox leeg te maken binnen het aantal blokken dat je vooraf met jezelf hebt afgesproken op basis van de hoeveelheid e-mail die op je te wachten staat.

2. Filter!

Delete en archiveer. Begin met snel alle e-mails te filteren op basis van hun onderwerpregel en afzender. Zaken die je herkent als spam, kun je direct weggooien. E-mails waarvan je weet dat je ze zonder te openen direct kunt archiveren, geef je meteen een plaats in je archief. Dat kan één archiefmap zijn voor alle berichten, of een archief dat bestaat uit verschillende mapjes, gesorteerd op onderwerp, contactpersoon, projectnaam, etcetera. Bewaar berichten waarop je nog iets verwacht in een aparte map, die je bijvoorbeeld !Follow-up noemt (het uitroepteken zorgt ervoor dat het mapje bovenaan je mappenlijst komt te staan). Maak in je digitale agenda gelijk een terugkerende afspraak aan om bijvoorbeeld een keer in de week de map !Follow-up op te schonen. Voorkom dat je dit soort e-mails gemarkeerd met vlaggetjes in je Postvak-In laat staan, op die manier leiden ze gedurende de dag onnodig af.

3. No-brainer of denkwerk?

Mails die na het filteren nog zijn overgebleven, moet je beantwoorden. Die berichten behandel je op basis van twee categorieën: no-brainer of denkwerk. Zie je dat je een e-mail binnen maximaal één minuut kunt beantwoorden, doe dat dan ook meteen tijdens het verwerken, want het kost meer tijd om ze weg te klikken en later opnieuw te openen. Dit zijn de no-brainers. Open je echter een e-mail waarbij je enige vorm van mentale weerstand voelt, dan beschouw je die als denkwerk. Mentale weerstand kan bijvoorbeeld ontstaan omdat je nog niet weet wat je precies wilt antwoorden of dat je verwacht dat het langer gaat duren dan één minuut om te antwoorden. Om ervoor te zorgen dat je deze berichten later niet weer tegenkomt, maak je alvast een concept aan. Dit doe je door in het geopende mailtje op 'Beantwoorden' te klikken en het bericht daarna te sluiten. Het mailtje wordt  dan bewaard in de map Concepten. Eventueel kun je bij het opslaan van een concept al wat eerste gedachten of kernwoorden die in je opkomen noteren, zonder dat je een compleet antwoord gaat schrijven.

4. Beantwoorden

De map Concepten is een uitstekende plaats om e-mails te verzamelen waarvoor je meer tijd nodig hebt: je kunt tijd plannen voor het verwerken ervan, in plaats van tussendoor gedurende de dag. Kies je ervoor om een afwezigheidsmelding in te stellen, dan creëer je de ruimte voor jezelf om de map Concepten één keer in de een à twee dagen leeg te maken. Voordat je aan de slag gaat met je map Concepten is het slim om een schatting te maken van de hoeveelheid tijd die je daaraan verwacht te besteden. Gebruik bij het beantwoorden van de langere e-mails uit je Concepten map ook weer de timer in blokjes van 25 minuten, waarmee je scherp blijft en probeert om de map leeg te krijgen in het vooraf vastgestelde aantal blokjes. Heb je veel meer werk aan een mailbericht waarmee je het niet binnen 24 tot 48 uur kunt antwoorden, maak er dan een gewoonte van om in zo’n geval even kort een persoonlijke reactie te sturen met de boodschap dat je het bericht ontvangen hebt en er op een door jou vastgestelde datum op terug zult komen.

5. Ja maar…

Heb je geen tijd om bovenstaande stappen toe te passen omdat je nog mails van maanden en jaren geleden in je Postvak In hebt staan?! Ga er dan iets aan doen, zodat je zo snel mogelijk kunt genieten van de rust die een leeg Postvak geeft. De eenvoudigste manier om dit aan te pakken, is om te beginnen met je Postvak te sorteren op de datum van ontvangst, met de nieuwste mailtjes bovenaan. Daarna verhuis je alle emails die ouder zijn dan drie weken naar een archiefmap die je bijvoorbeeld Backlog noemt. Grijp rustige periodes aan om die map eens op te schonen. Het kan dan handig zijn om deze map te sorteren op afzender, zodat je gemakkelijk in één keer hele groepen e-mailberichten kunt weggooien of bewaren. 

Tot slot

Probeer je mail niet meer dan drie tot vijf keer per dag te verwerken. Dat hoef je niet te doen op vaste momenten, maar op natuurlijke momenten, bijvoorbeeld wanneer je net een andere activiteit hebt afgerond. Om ervoor te zorgen dat je niet wordt afgeleid door tussendoor binnenkomende e-mails en dat je niet in de verleiding komt om vaker dan nodig je email te verwerken, kun je de meldingen bij binnenkomende nieuwe e-mail uitschakelen. Om ervoor te zorgen dat je je dagritme niet door e-mail laat beheersen, is het slim om verwachtingen te beheren door middel van je out-of-office reply. 

Bron: timemanagement.net