19-07-2018

Je vakantie optimaal benutten: vijf tips

Wellicht heb je een welverdiende vakantie in het vooruitzicht. Fijn om even afstand te nemen van je werk en daarna met veel energie weer aan de slag te gaan. Maar hoe zorg je er nu voor dat je écht die afstand kunt nemen?

Afstand nemen is moeilijk

Om optimaal te functioneren helpt het om af en toe volledig afstand te nemen van je dagelijkse bezigheden en je werk. Een vakantie lijkt daarvoor ideaal. Toch blijken veel mensen er moeite mee te hebben om tijdens vakantie helemaal niet met hun werk bezig te zijn. Je bedenkt je opeens dat je iemand nog een verslag had moeten sturen, of hebt je tablet in je handen en leest nog snel even je mail. En nu je toch aan het lezen bent, kun je het ook niet laten om maar te reageren. Uit een Amerikaans onderzoek is gebleken dat 67% van de kantoorwerkers een lijntje met kantoor blijft houden. Dat wil zeggen: mail checken, vragen beantwoorden en überhaupt bereikbaar zijn voor contact. 61% gaat zelfs zover dat ze toegeeft echt aan het werk te zijn tijdens vakantie. 

Waarom het zo lastig is

Het hoeft lang niet altijd je eigen idee te zijn om tijdens vakantie aan de slag te gaan. Slechts in 17% van de gevallen blijkt dat zo te zijn. 24% van de tijd die tijdens vakantie wordt besteed aan werk, ontstaat doordat collega’s contact zoeken. 20% van die tijd komt doordat de werkgever zijn werknemers opzoekt. Ook andere (externe) contacten kunnen je bedoeld of onbedoeld van je vakantie afhouden. Toch kun je er wel wat aan doen om ervoor te zorgen dat je - zonder schuldgevoel - van je vrije tijd kunt genieten. Het helpt vooral om vooraf afspraken te maken, duidelijk te communiceren over je afwezigheid en jezelf te behoeden voor de verleiding om toch aan de slag te gaan. Deze praktische tips kunnen je hierbij helpen.

Tips

1. Laat geen onafgerond werk achter voor collega’s

Zorg dat taken die tijdens je vakantie kunnen gaan opspelen afgerond zijn, zodat je in de eerste plaats niet gebeld, gemaild of ge-appt hoeft te worden. Probeer het aantal taken en werkzaamheden die je mogelijk voor collega’s achterlaat te minimaliseren.

2. Regel een ‘gatekeeper’

De taken die daarna toch nog overblijven, leg je bij een ‘gatekeeper’ neer. Dit is iemand die voor jou instaat, terwijl je weg bent. Hij of zij lost noodgevallen en uitzonderlijk dringende zaken in jouw plaats op – mochten deze zich ondanks je voorbereidingen voordoen. Het is daarom van belang dat je ‘gatekeeper’ weet wat jouw functie inhoudt en welke lopende projecten je hebt. Zorg er dus altijd voor dat jij niet de enige bent die dat project kan oppakken. Er moet altijd iemand zijn die het (tijdelijk) van je kan overnemen. Dit verlicht de druk voor jou en zorgt er voor dat je zorgeloos kunt afschakelen. Geef in overleg de naam van je ‘gatekeeper’ aan in je out-of-office melding.

3. Maak je inbox vakantie-proof

Communicatie en verwachtingen-management is waar het allemaal om draait wanneer je van je werk wil afschakelen tijdens je vakantie. Ook wanneer we het over e-mail hebben: een welbekend struikelblok in vakantie-tijd. Schakel daarom tijdens vakantie een out-of-office reply in. Bij voorkeur zet je de datum van terugkomst een of twee dagen later dan de dag waarop je daadwerkelijk terugkomt. Hiermee creëer je ruimte om de tijdens je vakantie binnengekomen e-mail goed te kunnen verwerken en overzicht hierin te creëren. De tijd die je nodig hebt om de tijdens je vakantie binnengekomen mails te verwerken plan je van te voren (ruim) in in je agenda. Onderschat de tijd die dit kost niet, zo minimaliseer je verder de kans op onrust en stress. Ga tijdens deze afspraak met jezelf ook écht aan de slag met je mails en verwerk ze één voor één om te komen tot een lege inbox en heldere prioriteiten.

4. Spreek vaste werk-momenten af

Wanneer het echt nodig is om tijdens vakantie een lijntje met je werk te houden, is het raadzaam om met je werkgever en collega’s af te spreken om te werken of met je werk bezig te zijn op vaste tijdstippen. Wanneer het duidelijk is dat op je op dinsdag tussen vier en vijf je mail gaat checken en dan bereikbaar bent voor contact, hoeft niemand je de rest van je vakantie lastig te vallen op andere tijdstippen.

5. Houd eens vakantie zonder internet

Niets zo ontspannend als het gegeven dat niemand je kán lastig vallen en dat je daar een goed excuus voor hebt. Jij doet aan Digital Detox: een internetloze week. Hotels en vakantieplekken zonder WIFI vind je via www.wifivrij.nl of op de handige kaart van www.hotels-ohne-wlan.com. Ook een privé-uitdaging voor jezelf!

Bron: timemanagement.nl